Takie wyzwania wyjątkowo lubimy. Agencja starStone została poproszona o organizację niebanalnego eventu, bo związanego z 10-leciem Centrum Edukacji i Biznesu „Nowe Gliwice”. We współpracy z Górnośląską Agencją Przedsiębiorczości i Rozwoju przygotowaliśmy Piknik Naukowo-Technologiczny oraz poprzedzające go konferencje. Ta impreza przyciągnęła tłumy gości, w tym bardzo młodych ludzi, którzy przekonali się, że nauka to coś więcej niż tylko nudne formułki z podręczników.
O Kliencie
Górnośląska Agencja Przedsiębiorczości i Rozwoju to bardzo prężnie działająca organizacja, która – zgodnie ze swoją nazwą – została powołana po to, by wspierać lokalne biznesy i pomagać im w wypłynięciu na szersze wody. Górny Śląsk to bardzo przedsiębiorczy region, działają tutaj tysiące mniejszych i większych firm, a spora część z nich skupia się na tworzeniu innowacyjnych rozwiązań. Korzystają na tym nie tylko Gliwice czy Śląsk, ale także cała Polska.
Agencja działa już od 19 lat, a jej podstawowym zadaniem jest doprowadzanie do tego, by interesy biznesu, nauki i samorządów w którymś momencie się ze sobą krzyżowały. To przynosi największe korzyści zarówno dla samych przedsiębiorców, jak i zwykłych mieszkańców, którzy przecież później z tych innowacji korzystają.
Dzięki pomocy GAPR firmy mogą współpracować z naukowcami i w ten sposób rozwijać swoje technologie, osiągając konkurencyjność nie tylko na rynku krajowym, ale także europejskim czy wręcz światowym. Wsparcie Agencji przydaje się chociażby w procesie komercjalizacji wyników badań naukowych i technologicznych, czyli – pisząc prościej – wprowadzania ich do użytku w gospodarce.
Agencja eventowa starStone specjalizuje się w organizacji imprez na Śląsku. Wypracowaliśmy sobie mocną markę, stąd decyzja o powierzeniu nam przygotowania Pikniku Naukowo-Technologicznego była dość naturalna – nieskromnie pisząc. Czekało nas sporo pracy, ponieważ tak naprawdę odpowiadaliśmy za organizację kilku eventów, które zaplanowano na 14 i 15 września 2018 roku.
Konferencje biznesowe przed piknikiem
Pierwszym etapem naszej współpracy z GAPR była pomoc przy organizacji dwóch konferencji, które odbywały się równolegle w budynku Maszynowni. To zawsze stanowi duże wyzwanie dla agencji eventowej. Z kolei wieczorem zaplanowano bankiet dla uczestników konferencji w Cechowni. Sporo rzeczy „do ogarnięcia”, ale po to przecież wynajmuje się profesjonalistów, prawda?
W zakresie naszych obowiązków znalazło się przede wszystkim zaaranżowanie przestrzeni dla gości konferencji GARP. Postawiliśmy na dwie kategorie open space’ów, wydzielając dużą i nieco mniejszą przestrzeń. Klientowi zależało na tym, aby uczestnicy mogli czuć się swobodnie i mieli zapewnione komfortowe warunki nie tylko do słuchania wystąpień, ale także prowadzenia zakulisowych rozmów.
Sprostaliśmy tym oczekiwaniom przygotowując skórzane fotele, mównicę, stoliki koktajlowe, wygodne krzesła konferencyjne, wykładziny dostosowane kolorystycznie do identyfikacji wizualnej Klienta, a także ażurowe panele, które pełniły funkcję ścianek działowych odgradzających poszczególne boksy.
Zaaranżowaliśmy także strefę do chilloutu, w której uczestnicy konferencji mogli spokojnie porozmawiać, odpocząć, napić się kawy czy uzupełnić poziom cukru we krwi. Postawiliśmy na bardzo swobodny, choć elegancki wystrój, oddając do dyspozycji gości m.in. bardzo wygodne poduszki i dość nietypowe meble.
Naszym zadaniem było również wydzielenie Strefy Networkingu. To bardzo ważna przestrzeń podczas tego typu wydarzeń, ponieważ uczestnikami konferencji w większości byli przedsiębiorcy. Mieli oni możliwość swobodnego rozmawiania o swoich biznesach i wymieniania się doświadczeniami przy ciepłym posiłku, siedząc na wygodnych, skórzanych pufach i krzesłach. Dla uatrakcyjnienia przestrzeni i stworzenia inspirującego klimatu w strefie umieściliśmy także świecące kostki LED.
Nasyceni wiedzą i bogatsi o nowe kontakty biznesowe, uczestnicy konferencji mogli się trochę zrelaksować podczas wieczornego bankietu. Zorganizowaliśmy go w sąsiednim budynku. Sala została przystrojona w bardzo eleganckim stylu, by podkreślić rangę samego wydarzenia i jego biznesowy charakter.
Punkt kulminacyjny: Piknik Naukowo-Technologiczny
Piknik był najważniejszym elementem świętowania jubileuszu 10-lecia „Nowych Gliwic”. Impreza świetnie wpisała się w zakres działalności Górnośląskiej Agencji Przedsiębiorczości i Rozwoju, ponieważ jej celem było zaprezentowanie osiągnięć nauki od praktycznej strony. Jest to szczególnie ważne dla młodszych uczestników, których interesują głównie eksperymenty. Podczas takich pikników istotne jest, aby pokazać młodym ludziom (i nie tylko), jak duży wpływ na ich codzienne życie mają skomplikowane zagadnienia naukowe.
Strona merytoryczna tego eventu plenerowego pozostała w gestii naszego Klienta. Zespół starStone odpowiadał natomiast za szeroko rozumianą logistykę i stworzenie gościom jak najbardziej komfortowych warunków.
Pierwszym etapem do osiągnięcia tego celu było ustawienie hali namiotowej o wymiarach 20×30 metrów, w której znalazły się stanowiska wystawców. Nie zabrakło również miejsca na kącik do chilloutu z pomarańczowymi pufami i naszymi meblami wykonanymi z palet (budziły spore zainteresowanie).
Ponadto do naszych obowiązków należało zabezpieczenie prądowe wszystkich wystawców (również tych, których stanowiska znalazły się poza halą namiotową) oraz food trucków. Dodatkowo przygotowaliśmy mniejszy namiot o powierzchni około 120 m2, który pełnił funkcję schronienia na wypadek ewentualnego załamania pogody. Goście mogli w nim również spokojnie porozmawiać i zjeść posiłki. W obsługę wydarzenia zaangażowanych było 5 koordynatorów zespołu starStone.
Jak widać nasza agencja jest wynajmowana nie tylko do organizacji typowych, komercyjnych imprez dla firm, ale także wydarzeń o charakterze popularnonaukowym. Współpraca z GAPR układała się bardzo dobrze, a my zebraliśmy kolejne doświadczenia, które wykorzystamy przy organizacji podobnych eventów w przyszłości.