TARGI BRANŻOWE SAVPOL – ARENA GLIWICE

Targi branżowe SAVPOL 2018: ogromne wyzwanie, ale my takie lubimy!

Nie ma lepszego dowodu na udaną współpracę, niż jej kontynuowanie. Agencja eventowa starStone ma grono Klientów, którzy regularnie powierzają nam organizację swoich imprez firmowych, co najlepiej świadczy o zaufaniu, jakim nas obdarzyli. W październiku 2018 roku ponownie mieliśmy przyjemność zorganizować targi branżowe dla jednego z naszych najważniejszych Klientów, firmy Savpol. Było to jedno z największych przedsięwzięć w historii naszej agencji. Zespół starStone po raz kolejny stanął na wysokości zadania i udowodnił, że stanowi drużynę prawdziwych fachowców. Zapraszamy na krótką relację z przygotowań do tego wydarzenia.

O Kliencie

Savpol to jeden z czołowych dostawców surowców, produktów oraz wyposażenia dla szeroko pojętej branży HoReCa. Ta rodzinna firma działa na polskim rynku od 1992 roku. Przez ponad 20 lat założyciele inwestowali w zwiększanie konkurencyjności oraz wzrost jakości świadczonych usług, co zaowocowało licznymi nagrodami i wyróżnieniami, m.in. w konkursach „Gazele Biznesu” czy „Diamenty Forbes”.

O znaczeniu marki Savpol w branży HoReCa świadczy fakt, że targi organizowane przez tę firmę rokrocznie przyciągają tłumy osób działających lub współpracujących z tym sektorem. W 2018 roku targi SAVPOL odbyły się w nowej, imponującej hali Arena Gliwice w dniach 21-22 października. Była to impreza zamknięta, skierowana wyłącznie do przedstawicieli branż HoReCa, lodziarskiej, cukierniczej i piekarniczej. W ciągu 2 dni teren targów odwiedziło około 1500 osób. W przypadku takiego tłumu perfekcyjna organizacja ma kluczowe znaczenie, bo to przekłada się na zadowolenie wystawców i samych zwiedzających, a tym samym przynosi oczekiwany efekt promocyjny.

Marzenie event managera

Każdy profesjonalny event manager chce się rozwijać i mierzyć z coraz poważniejszymi wyzwaniami. Organizacja imprezy tej wielkości, jak targi SAVPOL, to już naprawdę wysoka półka, na którą mogą się wspiąć wyłącznie doświadczeni fachowcy. Klient nie miał oczywiście żadnych wątpliwości, że zespół starStone podoła temu zadaniu.

Osobom niezwiązanym z branżą eventową możemy obrazowo przybliżyć, czym właściwie jest organizacja tak dużych targów. To trochę tak, jak założeniem ogrodu wokół prezydenckiej rezydencji. Nie można już sobie pozwolić na eksperymenty, błędy i spokojne tempo prac. Tutaj oczekuje się najlepszego efektu i działania według skrupulatnie nakreślonego planu.

Trzeba więc sięgnąć po najlepszy sprzęt i najwyższej jakości produkty, a także nawiązać współpracę z wysokiej klasy specjalistami. Pojawia się stres, ponieważ tutaj wszystko musi być dopięte na ostatni guzik – w końcu impreza będzie mieć bezpośredni wpływ na wizerunek uznanej marki. Nie boimy się takich wyzwań, co zawdzięczamy wieloletniemu doświadczeniu.

Jak „zrobić” trzy maratony w 4 dni?

Hala Arena Gliwice to znakomite miejsce do organizacji targów branżowych. Daje szerokie pole do popisu w zakresie zagospodarowywania i wydzielania przestrzeni. Z drugiej jednak strony ogrom obiektu sam w sobie stanowił poważne wyzwanie dla naszego zespołu i zatrudnionych podwykonawców. Dość napisać, że musieliśmy zagospodarować powierzchnię około 6500 metrów kwadratowych. Do naszych obowiązków należało m.in.:

  • Wybudowanie stref oraz stoisk wystawowych
  • Przygotowanie nagłośnienia i instalacji dźwiękowej
  • Zaaranżowanie przestrzeni w głównej hali oraz dostawionej hali namiotowej
  • Zabezpieczenie cateringu
  • Kompleksowy branding terenu imprezy
  • Wydzielenie strefy chilloutu
  • Zaaranżowanie baru z kaskadą
  • Zatrudnienie profesjonalnego DJ-a
  • Dostarczenie mebli eventowych, w tym paletowych, a także namiotu
  • Zapewnienie pełnej obsługi technicznej i logistycznej

Sporo tego, prawda? Nic dziwnego, że same prace montażowe zajęły naszej ekipie aż 4 dni robocze. Każda z osób bezpośrednio zaangażowanych w przygotowanie i obsługę imprezy pokonała około 120 kilometrów pieszo, co odpowiada przejściu trzech pełnych maratonów w zaledwie kilka dni. Czy ktokolwiek ma jeszcze wątpliwości, że praca event managera wymaga niezłej kondycji fizycznej?

Najwięcej pracy mieliśmy na etapie budowania całego zaplecza technicznego targów. Aby sprostać randze imprezy użyliśmy:

  • 200 metrów kratownic typu tri- oraz quadro;
  • 200 urządzeń oświetleniowych, w tym 100 inteligentnych (dostosowujących kierunek świecenia i stopień natężenia światła do aktualnej sytuacji na obiekcie);
  • Profesjonalnych systemów nagłośnienia marki L’acoustics Arcs, SB18, SB28 wraz z systemem monitorowym opartym na kolumnach X12 i X8;

Ponadto nasi technicy przygotowali komfortowe kulisy dla zaproszonych artystów oraz wybudowali dla nich piętrową scenę. Oprawa muzyczna eventu była na bardzo wysokim poziomie, o czym najlepiej świadczył pełen parkiet podczas mniej oficjalnej części targów.

W sumie przy organizacji imprezy aktywnie pracowało kilkadziesiąt osób. Całość projektu koordynowało 5 event managerów, 12 asystentów i 15 pracowników działu technicznego. Do tego hostessy, fotografowie, operatorzy kamer, pracownicy cateringu – tak szeroka kadra również oddaje rozmach eventu, z którym musieliśmy się zmierzyć. Bez wątpienia była to jedna z największych imprez zorganizowanych samodzielnie przez agencję starStone.

Jak było?

Goście eventu oczywiście nie widzą (bo nie powinni) tego całego zaplecza. Oni mają się po prostu czuć komfortowo, móc w pełni skupić na temacie imprezy, nawiązywaniu relacji biznesowych, a wieczorem oddać się dobrej zabawie. W przypadku targów SAVPOL to się w 100% udało. Z pierwszych relacji „na gorąco” wiemy, że uczestnicy imprezy byli bardzo zadowoleni z organizacji. Duże wrażenie zrobiła też na nich sama Arena Gliwice, która może stać się jednym z najważniejszych centrów targowych w południowej części Polski.

Z naszego punktu widzenia najważniejsze jest to, że Klient po raz kolejny przekonał się o profesjonalizmie zespołu starStone i pozytywnie ocenił zarówno przygotowanie targów, jak i ich efekt marketingowo-wizerunkowy. Targi SAVPOL były idealnym potwierdzeniem tego, że takie imprezy wciąż są potrzebne, bo biznes lubi bezpośrednie spotkania z kontrahentami. Ekspansja Internetu z pewnością w najbliższych latach tego nie zmieni.

×
Zapytaj o ofertę

Napisz do nas!

×
Zadzwoń do nas