PIKNIK RODZINNY PSZCZYNA

Tak się promuje biznes z ludzką twarzą! Relacja z pikniku firmowego Maflow Boryszew

Marki coraz częściej zauważają, że promocja biznesu nie musi się ograniczać tylko do inwestowania w klasyczne formy reklamy i organizowania spotkań na najwyższym szczeblu. Czasami warto zdjąć garnitury, założyć coś wygodniejszego i przypomnieć sobie, że kręgosłupem każdej organizacji są jej pracownicy. Zespół starStone poszedł dokładnie tym tropem przygotowując wielki piknik firmowy dla Maflow Boryszew. Brzmi niewinnie, ale organizując to wydarzenie naprawdę musieliśmy wspiąć się na wyżyny naszych umiejętności. Było warto, bo wyszło świetnie!

Kim jest nasz Klient?

Maflow Boryszew to jeden z największych producentów w branży automotive. Firma dostarcza przewody do klimatyzacji, wspomagania kierownicy oraz aktywnego zawieszenia dla przemysłu motoryzacyjnego. Jej produkty są wykorzystywane w fabrykach wielkich koncernów, jak Volkswagen Group, Renault, Jaguar-Land Rover, PSA Peugeot-Citroen, Volvo czy BMW. Maflow Boryszew dostarcza podzespoły także dla sektora producentów samochodów ciężarowych: Volvo Truck, Scania, DAF Trucks.

Grupę Maflow tworzy obecnie 10 zakładów produkcyjnych działających w 8 krajach na 4 kontynentach. Polska filia szukała sprawdzonego, profesjonalnego partnera, który zorganizuje dla niej niesztampowy event firmowy. Wybór padł na naszą agencję, a zespół starStone udowodnił, że to była bardzo dobra decyzja.

Co zaproponowaliśmy?

Od razu wiedzieliśmy, że najlepszym pomysłem będzie impreza plenerowa. Event został zaplanowany na 27 maja 2018 roku, a jak pamiętamy, pogoda w tym okresie wyjątkowo dopisywała. Szkoda byłoby więc zamykać gości w jakimś pomieszczeniu. Ponieważ jednak Klient miał bardzo ambitny plan i zamierzał zorganizować spotkanie dla około 1200 osób, pewne wyzwanie stanowiło znalezienie odpowiedniej lokalizacji – a z tym, z uwagi na wysokie „obłożenie” w okresie wiosenno-letnim, nie zawsze jest tak różowo.

Ostatecznie mieliśmy szczęście i udało się nam zarezerwować świetne miejsce. Warownia Pszczyńskich Rycerzy w Pszczynie spełnia wszystkie kryteria udanej imprezy dla firm. Dogodna lokalizacja, fantastyczne otoczenie, mnóstwo miejsca i dostęp do niezbędnych mediów – nic, tylko zabrać się za stworzenie scenariusza eventu i zacząć zapraszać gości.

Przygotowania formalne

Piknik firmowy na 1200 osób oczywiście mieści się w definicji imprezy masowej, co wiąże się z bardzo konkretnymi obowiązkami stawianymi organizatorowi. Dopełnienie wszystkich formalności urzędowych i uzyskanie zezwoleń jest niezbędne, aby zapewnić gościom pełne bezpieczeństwo, a Klientowi oszczędzić ewentualnych problemów.

Nasza agencja na szczęście ma duże doświadczenie w organizacji imprez masowych, dlatego szybko złożyliśmy wymaganie wnioski, dopilnowaliśmy przeprowadzenia kontroli przez odpowiednie służby (straż pożarna, policja, pogotowie, Sanepid) i po spełnieniu tych kryteriów uzyskaliśmy stosowne pozwolenie. Wówczas mogliśmy przejść do tego, co lubimy najbardziej – organizacji samego eventu.

Na marginesie dodamy, że starStone zapewniło Klientowi kompleksową obsługę, także w zakresie profesjonalnego brandingu imprezy i przygotowania materiałów drukowanych.

Motyw przewodni pikniku

Pikniki firmowe z założenia są imprezami rodzinnymi i tak też było w tym przypadku. Naszemu Klientowi bardzo zależało na tym, aby w wydarzeniu mogli wziąć udział także najmłodsi, w tym dzieci pracowników. To znakomite rozwiązanie, ponieważ w ten sposób buduje się lojalność kadry, co na tak trudnym rynku zatrudnienia jest bezcenną wartością.

Czyli: miało być rodzinnie i tak też było. Z doświadczenia wiemy, że dzieci są bardzo wymagającymi uczestnikami eventów firmowych. Po prostu szybko się nudzą i nie potrafią robić dobrej miny do złej gry. Musieliśmy więc skupić się na zapewnieniu im jak największej liczby atrakcji. A co uwielbiają wszystkie dzieci? Oczywiście, że dmuchańce! Ale o tym za chwilę.

Na terenie Warowni Pszczyńskich Rycerzy stanęły dwa namioty, których łączna powierzchnia wyniosła 1000 m2. W większym z nich zaplanowaliśmy strefę cateringowo-towarzyską. Znalazło się w nim miejsce na ławostoły i scenę z profesjonalnym nagłośnieniem.

Mniejszy namiot był natomiast królestwem dzieci. To w nim odbywały się animacje i warsztaty dla najmłodszych. Wielkim zainteresowaniem cieszyło się stanowisko, na którym nasz ekspert prezentował możliwości technologii VR. Nie zabrakło dwóch fotobudek oraz kącika malucha, w którym najmłodsi goście pikniku firmowego mogli bezpiecznie bawić się i odpoczywać. Widzieliśmy, że szczególnie mamy były wniebowzięte.

Żadna inna atrakcja nie cieszy się jednak tak dużym zainteresowaniem maluchów, jak wspomniane już dmuchańce. Dzieciaki szalały na zjeżdżalniach, miękkich ściankach wspinaczkowych, dając długą chwilę oddechu rodzicom.

Najmłodsi goście imprezy mogli też spotkać się z „prawdziwymi” bohaterami swoich ulubionych bajek czy poszaleć w wielkich bańkach mydlanych produkowanych przez specjalną maszynę. Poza tym nasi animatorzy zaprosili dzieci do wzięcia udziału w różnych warsztatach. Każdy mógł zrobić np. własny łapacz znów czy efektowną biżuterię.

Uwielbiamy takie wyzwania!

Nasza agencja organizuje imprezy firmowe na Śląsku od lat i dobrze wiemy, że największym problemem zawsze jest logistyka. Piknik został zaplanowany na około 7 godzin, a nagromadzenie atrakcji i przede wszystkim liczba uczestników sprawiły, że musieliśmy przygotować perfekcyjny scenariusz oraz zadbać o wręcz idealne zgranie wszystkiego w czasie.

Przykładem tego, z czym musieliśmy się zmierzyć, była organizacja pracy punktów informacyjnych. Umieściliśmy je w dwóch namiotach i oddelegowaliśmy do ich obsługi 8 osób, które przekazywały gościom kupony na catering oraz upominki od naszego Klienta. Dzięki temu uniknęliśmy kolejek i chaosu, co zawsze negatywnie wpływa na odbiór eventu.

O skali przedsięwzięcia najlepiej świadczą twarde liczby:

  • Wydaliśmy 1200 kuponów na catering;
  • Goście otrzymali 400 kocyków z logo marki Klienta;
  • Dzieci zabrały do domu 800 pojemniczków z bańkami mydlanymi;
  • W strefie cateringowej wydano 800 grillowanych kiełbasek, 600 karczków i 700 pajd chleba ze smalcem (wielkie brawa dla obsługi, która uwijała się, jak w ukropie);
  • Imprezę zabezpieczały dwa potężne agregaty prądotwórcze;
  • W sumie rozwinęliśmy około 1 kilometr kabli i przewodów;

Najważniejszym elementem naszej pracy jest to, aby goście nie zauważali tej „eventowej kuchni” i mogli w pełni skupić się na atrakcjach oraz przyjemnym spędzaniu czasu. Pogoda dopisała, nie odnotowaliśmy żadnego nieprzyjemnego zdarzenia, a Klient i jego goście byli bardzo zadowoleni. Nie ma lepszego kryterium oceny jakości imprezy firmowej niż świetne opinie jej uczestników. Ponownie daliśmy więc radę!

×
Zapytaj o ofertę

Napisz do nas!

×
Zadzwoń do nas